Mesmo com uma solução de gerenciamento de contratos que permita o armazenamento seguro dos documentos de sua empresa na nuvem, é importante que o empresário se informe a respeito de quanto tempo ele precisa guardar certos documentos para que não sofra nenhum tipo de prejuízo indevido.
Com uma empresa, a responsabilidade e obrigações com a justiça conta com a devida comprovação de pagamento por produtos e equipamentos e remuneração de colaboradores.
As consequências de uma má administração e consequente perda de documentos que comprovem a integridade da empresa são muitas:
- A empresa deverá pagar novamente, com juros corrigido, algum imposto ou pagamento de algum bem ou serviço cuja comprovação não for possível pela perda do documento comprobatório;
- Uma vez não comprovado o pagamento de algum equipamento ou produto, a venda posterior do mesmo será proibida, pois a empresa não poderá fornecer esse documento ao comprador final;
- Uma vez não comprovado o pagamento de algum equipamento ou produto, a empresa não terá direito à garantia do mesmo pelo seu fornecedor;
- Processos, multas e acusações por danos morais são alguns exemplos de consequências da não comprovação de pagamento devido a colaboradores.
O prazo de arquivamento de documentos, porém, varia de sua natureza: para documentos relacionados à contratação de produtos, equipamentos ou serviços de empresas terceirizadas a regra é diferente para aqueles relacionados ao emprego de colaboradores, dentro das exigências de contratos CLT.
Documentos tributários
Para esses tipos de documentos, o prazo determinado está ligado ao período de prescrição e decadência (caducidade), presumidos nos artigos 173 e 174 do CTN, isto é, 5 anos.
Documentos trabalhistas
Conforme o artigo 11º da Consolidação das Leis do Trabalho: “A pretensão quanto a créditos resultantes das relações de trabalho prescreve em cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho.” (Grifo nosso).
Quais são os principais benefícios do arquivamento de documentos online?
Economia de tempo e dinheiro
A automação dos processos de arquivar documentos reduzem custos e tempo, uma vez que fica disponível de forma rápida a toda equipe e reduz as chances de perdas dado os procedimentos de segurança, assim o investimento tecnologias para informatizar o processo documental garante não apenas ganhos financeiros para os custos de operações, mas de qualidade laboral também.
Otimização da produtividade dos colaboradores
Um dos maiores benefícios do arquivamento eficiente é o aumento da produtividade dos colaboradores, pois o tempo dispensado reduz dado a velocidade que as informações necessárias ficam disponíveis para as equipes
Aumento do nível de segurança da informação
A documentação alocada de forma digital é protegida por mecanismos de segurança, backups automáticos, entre muitos outros instrumentos. Além disso, um documento assinado eletronicamente tem a mesma validade e autenticidade, aliás o documento digital é passível de reprodução de forma ilimitada e segura.
Organização
Independente de qual seja a natureza do documento que você precisa guardar, seja os dois tipos, seja apenas um deles, uma coisa é certa: eles exigem um boa organização.
A boa notícia é que hoje não são mais necessários móveis físicos para organizar pilhas e mais pilhas de documentos. Com as soluções digitais de gerenciamento de contratos e demais documentos online, você pode digitalizar todo seu histórico de documentos e tornar a organização e posterior localização dos mesmos mais ágil e prática.
Nós da Accordous, além de oferecermos a funcionalidade de armazenamento seguro e prático na nuvem, isto é, no meio virtual, também oferecemos muitas outras ferramentas que ajudarão você e sua equipe a otimizar o tempo gasto com construção de novos contratos, propostas e outros documentos e investi-lo naquilo que é realmente importante para sua empresa.
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