Você já imaginou quanto tempo e recursos podem ser economizados com a transformação digital dos seus documentos?
Em outra oportunidade falamos um pouco sobre custos, benefícios e reflexões importantes para efetuar a transição de contratos e documentos de sua empresa do meio físico para o virtual.
Hoje, porém, nós queremos te provar que vale a pena investir na automatização desses processos e te mostrar o quanto ela pode te trazer bons resultados de forma rápida e eficaz.
Fechamento de mês, sinônimo de dor de cabeça?
Se hoje sua gestão de contratos não é realizada de forma digital, você deve conhecer bem todo o ritual (ou pelo menos sua equipe financeira deve saber): pegar os nomes dos clientes, procurar seus contratos, identificar os valores e prazos da fatura de cada um, enviar e-mail com as cobranças, enviar notificação… Muito trabalho, muito tempo gasto, pouca produtividade!
Com uma gestão de contratos como a que a Accordous pode oferecer, você tem benefícios como:
- Armazenamento de documentos em nuvem;
- Mais segurança e organização para seus arquivos;
- Ferramentas de criação e edição de documentos;
- Modelos de contratos e outros documentos disponíveis;
- Modelos e ferramenta de edição de propostas;
- Automatização do sistema de notificação e cobrança de faturas;
- Acompanhamento da vida dos seus contratos;
- Sistema automatizado de cálculo de valores baseados em índices específicos.
A lista é grande…
“Mas qual o impacto real de tudo isso nos meus negócios?” – você deve estar se perguntando. Bom, falemos das principais consequências:
Mais agilidade e organização
Com um sistema abastecido de modelos de documentos, e principalmente de contratos, sua equipe terá o trabalho apenas de adaptá-los a cada cliente, descartando a necessidade de construir um documento do zero.
Outra frente de otimização é a de busca por documentos e dados específicos de cada cliente. Uma vez alimentado com os dados de seus clientes, sistemas de gerenciamento digital como o da Accordous facilitam as pesquisas futuras dos mesmos dentro do sistema.
Além disso, a automatização de cobrança e notificação de faturas também gera impacto positivo de forma rápida, uma vez que você pode dizer adeus a toda rotina de envio manual de faturas e avisos.
Mais segurança e comodidade
A comodidade é talvez hoje um dos principais benefícios que uma empresa pode oferecer aos seus clientes. As novas gerações têm se adaptado cada vez mais facilmente ao mundo digital de modo que processos rápidos, que não exigem o gasto de tempo e grandes deslocamentos têm sido os mais procurados e valorizados.
É por isso que a previsão para os negócios que se recusam a se adaptar a esse novo formato é a obsolescência e a falência. Concomitantemente, porém, é necessário que tais empresas, além de comodidade, ofereçam também segurança e garantam aos seus usuários, mesmo remotamente, que a garantia, validade e qualidade das suas negociações serão iguais, quando não superiores, às feitas presencialmente.
Nesse sentido, soluções de gestão de contratos digitais são hoje a melhor aposta para sua empresa. A Accordous, por exemplo, por contar com um sistema automatizado e completo, oferece hoje comodidade e conforto para seus usuários e, como efeito dominó, aos seus respectivos clientes. Além disso, a Accordous mantém seus dados privados e seguros com TLS/SSL e criptografia de arquivos, garantindo a segurança das suas informações.
Assinatura e contratos digitais
Ainda no campo da segurança e comodidade, é importante enfatizar a praticidade e confiança que o uso de assinaturas digitais garantem às suas negociações.
Conforme expusemos em artigos anteriores, as assinaturas digitais são importantíssimas se você deseja alcançar o maior nível de comodidade: consumar contratos, com validade jurídica, de forma digital. Isto é, sem precisar de um encontro presencial!
A assinatura digital é segura e é obtida por meio da certificação digital, emitida por importantes autoridades certificadoras, responsáveis por analisar e validar a identidade dos usuários seguindo as normas estabelecidas pela ICP Brasil.
No sistema da Accordous, além de usufruir de todos os benefícios já expostos até aqui, é possível também assinar digitalmente seus documentos!
Praticidade
Por último, mas não menos importante, ressaltamos a necessidade de procurar um serviço de gestão de contratos digital que garanta praticidade e facilidade de aprendizado para o seu novo usuário.
A Accordous, por exemplo, conta com um sistema que visa o manuseio intuitivo, isto é, que não requer que seu usuário faça uma formação específica para aprender a mexer e alimentar o sistema com as informações de sua empresa e para começar a usar as ferramentas disponíveis.
No artigo em que falamos sobre os custos envolvidos numa possível transição para o meio digital das empresas, um dos itens de reflexão foi exatamente esse.
A necessidade de longos e complexos treinamentos para aprender a usar uma plataforma, além de ocupar tempo da rotina de trabalho sua e de sua equipe, demonstra que o sistema não foi feito pensando no usuário final, o que pode significar também que a qualquer atualização da plataforma, um novo longo e complexo treinamento será necessário. Aposte nas soluções otimizadas e intuitivas.
Nesse sentido, a Accordous pode ser uma boa alternativa, já que, além de garantirmos o fácil manuseio de nossas ferramentas, contamos com treinamentos simples apenas para garantir que o usuário esteja munido de toda e qualquer informação que ele venha precisar. Oferecemos ainda um serviço de suporte com profissionais capacitados e especializados que poderão ajudar o usuário Accordous em qualquer situação que ele necessite.
A melhor parte de utilizar um software de gestão para administrar seus imóveis é o preço: enquanto imobiliárias pedem uma porcentagem do aluguel para realizar o serviço administrativo, normalmente softwares de gestão de contratos cobram taxas fixas de acordo com o que o usuário utiliza.
Por exemplo, a Accordous cobra taxa fixa por contrato vigente, independente do valor do aluguel, e essa taxa pode diminuir mais ainda conforme aumenta-se a quantidade total de contratos vigentes no perfil da uma empresa dentro do sistema.
Viu só como é possível administrar imóveis por conta própria e ter uma gestão de contratos de forma digital?
Para saber mais, fale com um de nossos consultores e te mostraremos como a Accordous pode te ajudar. Agende uma reunião gratuita hoje.
Comece a colher os benefícios da transformação digital ainda hoje!
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