Software de gestão de contratos: saiba os 7 recursos que podem otimizar sua gestão de aluguéis

É inegável que nossos clientes tem se tornado cada vez mais exigentes quando o assunto é agilidade e comodidade em suas transações.
Um dos maiores dilemas das soluções de gestão de contratos e setor financeiro é a combinação na medida certa de otimização, automação e segurança das transações.
Lembrando que quando falamos de segurança, falamos dela em dois níveis: aquele que diz respeito ao armazenamento seguro das informações e aquele que diz respeito à acertabilidade de dados e informações importantes nas transações.

Neste artigo nós vamos te provar como é possível encontrar o software perfeito para os seus negócios que combina todos esses princípios na medida certa, garantindo a satisfação seu cliente final.

As principais carências do setor financeiro atualmente

Pensando nisso, elencamos a seguir as principais carências do setor financeiro das empresas em geral:

• recursos que agilizem e proporcionem maior produtividade
• armazenamento seguro das informações
• organização facilitada e amigável de dados
• automação de processos que tomam tempo e acabam sendo custosos e cansativos para todas as partes envolvidas
• otimização de rotina de trabalho

Setor financeiro: dificuldades e soluções

Como falamos anteriormente, o setor financeiro empresarial enfrenta dificuldades para otimizar sua rotina e gerir contratos e dados confidenciais em geral de forma amigável que possibilite sua localização rápida e armazenamento seguro.

A boa notícia é que cada vez mais recursos estão sendo desenvolvidos diariamente buscando sanar essas carências.

Por isso, atualmente é totalmente viável para uma organização escolher dentre um universo de possibilidades um sistema que atenda suas necessidades de forma a tornar a experiência de seus colabores internos cada vez mais otimizada e produtiva, e a do cliente final cada vez mais cômoda e segura.

O desafio real é, portanto, não tanto a resposta em si para suas demandas e sim saber escolher certo.

Dentre um mar de opções, como saber qual é a melhor para minha empresa? A mais barata? A mais eficiente? É possível combinar a acessibilidade do preço de uma solução e um alto nível de automação e quantidade de recursos?

Venha descobrir com a gente!

O que são afinal softwares de gestão de contratos e como eles podem otimizar a rotina do meu setor financeiro?

De forma simplificada, os softwares de gestão de contratos são sistemas inteligentes que tem como função promover automação para processos que normalmente são feitos de forma manual e não eletrônica e que por vezes acabam diminuindo ou empacando a produtividade da rotina empresarial.

Exemplos de processos que podem ser automatizados utilizando softwares eficientes são:

• digitalização de documentos que normalmente circulam e são armazenados em meio físico
• armazenamento seguro e organização amigável que facilita a busca de arquivos de forma prática e ágil
• cadastro de contratos que utilizam recursos em meio digital que tornam sua construção mais moderna
• envio ágil e direto para as partes envolvidas em um contrato
• centralização de informações e documentos no geral em um local (no caso software escolhido) que facilitam o acesso mútuo aos mesmos documentos pelos membros da equipe de colaboradores
• envio de cobranças e avisos automáticos que evitam retrabalho mensal ou periódico
• geração de relatórios para análises e diagnósticos da situação da empresa

A importância de escolher o software certo para sua empresa

Agora que você já entendeu quais são os desafios e carência do setor de uma empresa, seja lá qual seja seu produto; já entendeu o que são os softwares de gestão e conhece os processos principais que podem ser otimizados com seus recursos resta saber como e qual software escolher.

Há muitas plataformas e sistemas disponíveis hoje em dia. E é exatamente devido a essa grande quantidade que a tarefa de escolher um dentre os milhares existentes tornou-se uma tarefa aparentemente impossível de fazer.

Para te ajudar nessa missão, deixamos a seguir os pontos principais e recrusos indispensáveis que você deve encontrar em uma solução ideal que promova automação e aumento de produtividade para sua empresa no geral e especificamente para seu setor financeiro.

Fácil manuseio

Uma solução que combine um alto nível de automação e um fácil manuseio é ideal para qualquer tipo de empresa.

Sabe quando o sistema é intuitivo e você sente que navegá-lo não requer grande esforço, quase como se o sistema te ensinasse de forma espontânea e orgânica como manuseá-lo?
Essa é uma característica muito importante e decisiva para a eficiência total de um sistema, pois demonstra que seu desenvolvimento foi pensado especialmente em seu usuário final.

O fácil manuseio de um sistema permite que seu usuário comece a colher os benefícios da gestão de contratos digital o mais rápido possível, sem perder tempo com longos treinamentos.

Suporte

Mesmo que o sistema seja de fácil manuseio e intuitivo, é indispensável que ele te ofereça um serviço de suporte para eventuais dúvidas pontuais ou qualquer outro problema que possa surgir no meio do caminho.

Atualização frequente

A atualização frequente de um sistema demonstra que seus criadores e desenvolvedores continuam estudando formas de manter o sistema eficiente.
Cada novidade que venha surgir no mundo digital que possa ser aproveitada será utilizada para tornar a experiência de seu usuário cada vez melhor.

Segurança

Conforme falamos no início do texto, quando falamos em segurança precisamos ter em mente suas duas frentes.

No que diz respeito ao armazenamento, um software seguro é aquele que conta com recursos de segurança virtual que são por vezes mais complexos e delicados do que as ferramentas tradicionais de segurança de dados armazenados fisicamente.

Já no tocante à frente que consiste na acertabilidade dos repasses de informações, um sistema que se configura como seguro é aquele que é desenvolvido com uma inteligência capaz de fazer as transações de informações em diversos meios eletrônicos utilizado por seu usuário sem perder seus dados ou tornar os arquivos frágeis virtualmente, torno-os vulneráveis e potencialmente usurpados.

Recursos essenciais

Quando falamos em recursos essenciais que caracterizam um sistema como de alta qualidade, principalmente quando sua finalidade é a otimização e aumento de produtividade no setor financeiro de uma empresa, falamos de ferramentas e funcionalidades como:

• cadastro de dados de clientes que tornam sua localização fácil
• cadastro facilitado de contratos
• armazenamento seguro e organização de arquivos e dados eficiente e prática
• fácil acesso aos dados de faturamento da empresa
• possibilidade de geração de relatórios e feedbacks que trazer resumos facilitados sobre a contabilidade
• agilidade nos trâmites internos do sistema

Eficiência

A eficiência é mais um resultado de todas as características anteriores do que uma característica em si.

Dizemos que um sistema de gerenciamento de contrato focado na otimização do setor financeiro de uma empresa é eficiente quando ele de fato proporciona ao seu usuário todos os recursos que promete de forma direta e ágil, sem rodeios.

A eficiência de um sistema pode ser medida pelo aumento de produtividade que ele confere ao seu usuário, que ao utilizá-lo consegue automatizar processos que antes eram manuais e custosos.

Portanto, para conseguir saber se um sistema é eficiente ou não, é necessário analisar todos os pontos levantados até o momento e fazer uma análise geral da combinação de todos os recursos, funcionalidades e ferramentas.

Aqui vão algumas perguntas que podem te auxiliar nesse momento:

• o sistema é fácil de mexer ou eu vou ter que gastar o tempo que economizaria otimizando processos só para aprender a manuseá-lo e dar os comandos básicos periódicos?
• o software tem os recursos que eu preciso e que sei que vão aumentar a produtividade da minha rotina empresarial?
• os recursos oferecidos são promissores no tocante a automação e facilitação do acompanhando contábil da minha empresa?
• o sistema fornece algum meio de comunicação com o usuário para fins de suporte?
• há algum repositório, site ou relatório gerado pelo setor de desenvolvimento do sistema que informa o usuário sobre novas atualizações e versões do sistema?

Por que escolher a Accordous?

O nível de comodidade, praticidade e segurança dos processos oferecidos por uma empresa são decisivos na hora de conquistar seus potenciais clientes, e isso só pode ser fornecido com uma solução eficaz, moderna e segura.

Pensando nisso, além dos últimos tópicos que trouxemos para te ajudar a escolher o software de gestão de contratos e faturamento ideal para seus negócios, vamos aproveitar a oportunidade para citar alguns dos principais recursos fornecidos pelo sistema Accordous e te mostrar porquê nós podemos te ajudar a otimizar e automatizar sua rotina empresarial de forma moderna, segura e eficaz.

Nossos Principais Recursos

1.Cadastro de contratos imobiliários e acordos

O cadastro de contratos no sistema não se resume apenas à parte escrita do contrato que deve ser assinado.
Na Accordous o cadastro de contrato consiste no preenchimento de algumas abas relacionadas ao (à):

• contratante
• informações de pagamento do contrato:
  – forma de pagamento das faturas;
  – definição do período de vigência;
  – definição de taxas/índices e frequência de reajuste das faturas;
  – outros
• escolha do tipo de garantia exigida no contrato e preenchimento das informações solicitadas
• inserção de despesas ou descontos nas faturas de forma personalizada

Preenchendo essas abas, além de facilitar o processo de criação do texto do contrato em si por meio de ferramentas disponíveis em nosso editor que resgatam informações fornecidas nessas abas de forma ágil, o proprietário do contrato pode acessar às informações que deseja mais rapidamente, ao invés de buscá-las diretamente no texto do contrato.

Além disso, o sistema fornece ferramentas que auxiliam no acompanhamento e administração da vida útil do contrato como um todo, fornecendo uma experiência agradável ao usuário e seu cliente final, o que aumenta as chances de renovação de contratos e conquista de novos clientes.

O cadastro de acordos também é bastante útil se o seu objetivo é fechar contratos que não se limitam apenas ao ramo imobiliário.

Nesse sentido é possível cadastrar contratos de prestação de serviço, acertos pontuais entre duas partes ou outros tipos de contratos que dos quais faturas possa ser geradas e necessitem ser administradas.

2. Modelos de documentos e contratos

Esse recurso permite ao usuário do sistema cadastrar modelos de documentos e contratos que facilitem no momento de criar um documento ou contrato (que pode ser distrato, rescisão, aditamento, diferentes tipos de contratos…).

Além disso, o próprio sistema disponibiliza modelos gratuitos que podem ser utilizados por nossos usuários a qualquer momento.

3. Cadastro de cliente

O seu cliente (inquilino/contratante) não é apenas uma informação que você preenche no texto do seu contrato.

Ao cadastrar um cliente (sendo ele pessoa física ou jurídica), você preenche uma ficha com seus dados que podem ser consultados de forma rápida a qualquer momento que desejar sem necessitar.

4. Administração e anúncio de seus imóveis

Além de cadastrar seus cliente, no sistema Accordous você cadastra suas propriedades e imóveis e consegue visualizar o histórico de suas contratações.

Além disso, em nosso software você pode anunciar seus imóveis por meio da nossa integração com grandes sites de anúncios imobiliários.

Recursos Focados Na Otimização do Setor Financeiro de Sua Empresa

5. Geração de faturas em massa e automática

A geração de faturas é feita em massa por meio de um comando simples que o usuário deve dar quando desejar.

Ao gerá-las ele pode optar por enviar o e-mail da fatura diretamente ao seu cliente ou não enviar, caso queira adicionar despesas ou descontos diretamente nas faturas geradas.

O sistema fornece diferentes formas de pagamento para o usuário escolher, as quais influenciam diretamente no nível de automatização da geração de boletos e reconhecimento de pagamento das faturas no sistema.

6. Envio de notificações automazatizado

Além da geração de fatura automática e os recursos da fatura, outra funcionalidade que auxilia no acompanhamento do setor financeiro de sua empresa é o envio de notificações automatizado que lembra seu cliente de atrasos de faturas.

Além disso, há configurações de envio de avisos aos advogados e sócios da empresa que notificam coisas como contratos próximos do vencimento para que a empresa faça um plano de ação caso queira convidar seu cliente a renovar o contrato e avisos de atrasos de faturas que já podem entrar em cobrança jurídica.

7. Relatórios contábeis e outros

Uma das funcionalidades mais importantes para o acompanhamento e gerenciamento do setor financeiro de sua empresa fornecida pelo sistema Accordous é a geração de relatórios de diferentes tipos que trazem informações de forma clara e objetiva.

Com eles é possível fazer análises e montar planos de ação e manutenção para casos de inadimplência, de anúncios para para propriedades ainda vagas, etc.

Agora que você já conhece todos os benefícios de uma plataforma digital para facilitar a gestão de sua empresa e como ela pode otimizar a rotina de seu setor financeiro, nós te convidamos a falar com um de nossos consultores para começar a desfrutar desses benefícios agora mesmo!

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