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Por que automatizar a gestão de aluguéis?

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Acesso Rápido

Ao perceber como a tecnologia avança ao longo do tempo, é interessante analisar como diversos setores recebem uma certa influência desse novo mundo automatizado. E isso não é diferente no mercado imobiliário, tendo em vista que você usufrui de diversos benefícios ao automatizar a gestão de aluguéis. 

Dessa forma, para que você obtenha sucesso e êxito na sua profissão, é interessante buscar por diferentes recursos disponíveis que otimizem o seu dia a dia. No entanto, insistir em métodos analógicos podem não ser tão benéficos, inclusive, podendo gerar alguns conflitos. 

Caso você esteja à frente da administração de alguma imobiliária, saiba que um dos principais desafios para uma boa gestão de aluguéis é o repasse manual do valor do aluguel. 

Assim, se você dispõe de uma carteira de locação grande, tenha em mente de que carrega uma responsabilidade ainda maior. Além disso, sabemos que nós, humanos, somos mais propícios a errar do que uma ferramenta tecnológica. 

Dito isso, reflita em como automatizar a gestão de aluguéis, como um todo, pode facilitar a sua rotina profissional, podendo também ampliar o leque de clientes. Com essa estratégia, a sua imobiliária pode se tornar mais eficiente. 

Então, vamos conferir a seguir os motivos para que você adote uma gestão de aluguéis automatizada. 

Confiança é fundamental em uma relação de locação 

No geral, em uma relação de locação – em especial aquelas que envolvem um contrato para formalizar – é preciso que haja confiança mútua. Isto é, o proprietário, inquilino e a imobiliária, se tiver, precisam confiar na boa-fé da outra parte. 

Os profissionais que lidam diretamente com a gestão de imóveis sabem que a maioria das suas atividades exigem essa confiança. Um exemplo disso é a emissão de arquivos pessoais, enviar boletos, repassar o aluguel e gerenciar o seguro. 

Dito isso, se percebe como um aluguel é totalmente diferente do que ocorre na relação de compra e venda. Isso porque, no segundo caso, as partes não têm tanto contato entre si, e depois que a compra acaba, não existe a necessidade de nenhuma negociação a mais. 

Por isso, se você atua com a gestão de imóveis, saiba que existe uma abordagem diferente para cada situação, e é necessário estar atento a isso. Como aqui, na locação, é preciso um acompanhamento todo mês, as atividades costumam se tornar repetitivas. 

Portanto, muitas dessas tarefas podem ser automatizadas com alguma plataforma ou software. 

Qual tarefa exige mais atenção? 

Dentre todas as tarefas que são imprescindíveis em um contrato de locação, sabemos que a que exige mais a sua atenção é o repasse de valores do aluguel. A maior parte do esforço em volta da gestão de imóveis está nesse repasse. 

Isso ocorre pelo fato de que diversas imobiliárias continuam adotando técnicas analógicas no momento de fazer esse pagamento. Além disso, o risco de cometer algum risco nesse método manual é muito maior. 

Por isso, a automatização pode ser a melhor opção a fim de prevenir esse tipo de risco, mas será que vale a pena? 

O repasse de aluguéis pode ocorrer de forma automatizada? 

Você só vai descobrir se o repasse de aluguéis pode ocorrer de maneira automatizada de acordo com a demanda que a sua imobiliária tem. Dessa maneira, se não são necessárias diversas transações, talvez a via tradicional seja ainda a melhor opção. 

Inclusive, é interessante que haja poucas pessoas envolvidas no processo de automação, pois mesmo assim é preciso ter cuidado com o repasse de aluguéis. Nem todos os membros da equipe devem estar ligados com essa execução. 

Por outro lado, se você está confortável e satisfeito com o seu leque de clientes, mesmo que seja pequeno, uma planilha de qualidade para gerir os contratos pode ser o suficiente. 

Além disso, a opção de internet banking pode suprir a sua demanda. Porém, se a sua realidade é outra, e possui diversos clientes, talvez seja o melhor momento para apostar em uma automação de repasses de aluguéis. 

Existem desvantagens no repasse manual dos aluguéis? 

Assim como qualquer tipo de ação, existem sim desvantagens em continuar investindo no repasse manual dos aluguéis, e é sobre isso que falaremos a seguir. 

Redução da produtividade da equipe 

Como foi dito acima, uma das principais características que deve se fazer presente é a confiança. Assim, se você precisa de várias tarefas repetidas, consequentemente a produção não será a mesma – afinal, os funcionários precisarão demandar energia para uma mesma atividade sempre. 

No que se refere ao repasse de aluguel, é preciso que haja uma atualização diária da planilha desses valores, além das cobranças para cada locatário. Inclusive, outra tarefa é o DOC/TED para proprietários, de forma individual. 

Agora imagine quando esse trabalho precisa ser refeito para centenas de clientes. Percebeu como isso pode ser demorado? 

Quando o processo de repasse é manual, o tempo não é aproveitado da melhor maneira. Isso porque os seus funcionários poderiam estar em outras atividades que expandem o negócio, como prospectar clientes. 

Não aproveita o tempo 

Como foi dito logo acima, se o seu repasse ocorrer de forma manual, certamente esse tempo não será aproveitado da melhor forma. O tempo, no geral, possui uma relação direta com a produtividade. 

Assim, se você não controla o tempo gasto nas atividades, logo, a produtividade poderá ser prejudicada. No final do mês, você vai perceber quanto tempo foi gasto em algo que poderia estar sendo facilmente automatizado – sem a necessidade de comprometer o tempo de um funcionário. 

Riscos de erros humanos 

Outra desvantagem aparente e frequente do processo manual de repasse de aluguéis é o risco de erros humanos. Pense que a pessoa encarregada dessa ou de outra atividade de igual importância está sobrecarregada ou realizando as tarefas no automático. 

Com certeza será mais provável que ela cometa algum erro, como se equivocar no valor repassado ou transferir para outra pessoa. 

Por isso, sabemos que qualquer etapa no repasse de aluguel está sujeita a um certo tipo de erro. Então, isso pode ocorrer com uma transação incorreta ou no atraso de algum pagamento importante. 

Afeta o fator “confiança” 

Uma das principais responsabilidades de uma imobiliária nas relações de locação é a intermediação da negociação entre as partes envolvidas. E por isso, como já foi marcado nesse artigo, ambos precisam confiar no trabalho do outro. 

Caso você cometa algum erro nesse repasse de aluguéis, é possível que o proprietário não confie mais no seu serviço para alugar o imóvel. 

Passos para tornar esse repasse mais eficiente 

Existem alguns passos para tornar o repasse de aluguel mais eficiente, desde a cobrança até o pagamento, mas a principal dica é investir em uma plataforma de gestão, como a Accordous

A Accordous é uma plataforma completa que ajuda na gestão de aluguéis, em que você terá em suas mãos o fluxo inteiro da locação, contando com automações inteligentes. 

Sobre o pagamento, a Accordous faz reajustes automáticos, cobranças recorrentes, enviar as faturas de forma automática e ter o controle total de recebimentos. 

Otimize o seu tempo 

Para tornar o seu repasse de aluguéis mais eficiente, o primeiro passo é otimizar o seu tempo, isto é, não perder mais tempo com atividades repetitivas sempre. 

Com o tempo mais “livre”, você poderá buscar por clientes, prospectar novos e fidelizar os antigos. 

Melhorar a produtividade da sua equipe 

Outra vantagem da automação do repasse de aluguéis é melhorar a produtividade da sua equipe, afinal, agora a sua equipe pode atender outras pessoas. 

Caso você opte pela automação da imobiliária, uma boa opção é reforçar os funcionários da equipe de vendas e captar novos clientes. 

Proteger os dados pessoais do cliente 

Trabalhar com planilhas que funcionam off-line pode resultar na perda de dados, no caso de invasão no seu sistema ou pane no computador, afinal, os imprevistos são comuns. 

Ao adotar uma plataforma de gestão de aluguéis, você estará armazenando de forma correta os dados dos seus clientes. 

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