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Em nosso tutorial “Entendendo as 3 formas de pagamento: ASAAS, boleto remessa ou transferência bancária” explicamos de forma geral como funcionam as diferentes formas de pagamento disponíveis no sistema para nossos usuários.

Naquele tutorial falamos superficialmente sobre o processo de gerenciamento (geração, envio e administração) das faturas com as diferentes formas de pagamento e fizemos uma breve comparação sobre os níveis de automatização que cada uma delas confere ao usuário.

Neste tutorial vamos explicar mais detalhadamente todas as etapas para gerar, enviar e administrar faturas cuja forma de pagamento é TRANSFERÊNCIA BANCÁRIA.

Como gerar faturas

O processo de geração de faturas é muito parecido – senão igual – para as diferentes formas de pagamento.

Após cadastrar seu contrato escolhendo a forma de pagamento de transferência bancária na aba “Geral”, as faturas referentes a ele poderão ser geradas diretamente na página Faturamento.

Obs.: caso queira gerar faturas retroativas de um contrato antigo, confira nosso manual “Como gerar faturas retroativas de um contrato”.

Na página Faturamento, acima da listagem de faturas já geradas, você verá o botão “Gerar faturas”.

Clicando nesse botão, você deve informar para quais competências você deseja gerar suas faturas.

Obs.: note que competência e vencimento são coisas distintas.
Caso sua cobrança seja pré-paga, a competência será do mês anterior ou atual (dependendo do dia de vencimento da fatura).
Caso sua cobrança seja pós-paga, a competência será do mês seguinte.
É importante ter isso em mente ao gerar suas faturas para que o sistema as gere corretamente.

Além de informar para quais competências deseja gerar suas faturas, é importante se certificar que a opção “Enviar e-mail de notificação” esteja configurada da maneira que você deseja.

Caso você deixe essa opção ativada, ao clicar em “Gerar faturas” seus clientes receberão automaticamente o e-mail da fatura.

Se você deseja dar uma última revisada em suas faturas para se certificar de que não vai acrescentar nenhuma despesa ou desconto a elas, é recomendável deixar a opção desativada para não gerar conflitos de valores com seus clientes.

Após preencher corretamente o que se pede, clique em “Gerar faturas”.

Como enviar minhas faturas para meus clientes

Diferentemente de como acontece quando a forma de pagamento é via boleto (que precisa do boleto gerado para exibir a função de enviar notificação), quando a forma de pagamento é transferência bancária, a função é exibida logo que a fatura é gerada.

O envelopinho ao lado de cada fatura demonstra o status do e-mail de notificação.

Quando ele está vermelho, significa que a notificação ainda não foi enviada para seu cliente.

Quando sua fatura for enviada para seu cliente, o envelopinho ficará verde e você poderá visualizar o histórico do e-mail. Isto é: ver quando ele foi aberto pela primeira vez, quantas vezes ele foi visualizado desde então, etc.

Pagamento da fatura

O e-mail recebido pelo seu cliente terá um PDF da fatura anexo, que conterá basicamente a descrição do valor da fatura e informações básicas do contrato em questão.

Além disso, no corpo do e-mail o seu cliente receberá as informações bancárias cadastradas em sua empresa, por meio da qual ele deverá realizar o pagamento da fatura via transferência.

Obs.: caso desejar saber mais sobre o cadastro das informações bancárias de sua empresa no sistema, acesse nosso manual “Configurando as informações bancárias de minha empresa”.

Como informar pagamento de minhas faturas no sistema

Ao receber o pagamento de suas faturas via transferência bancária, o usuário deve informar ao sistema que as faturas foram pagas, atualizando seus status.

Dar baixa em uma fatura é importante não apenas para fins de organização do faturamento da empresa, mas também porque o sistema é configurado para enviar notificações de cobranças para faturas vencidas.

Enquanto o usuário não informar o pagamento de suas faturas, o sistema entenderá que elas ainda não foram pagas e que portanto seu cliente deve receber e-mails de cobranças e, em casos extremos, entrar em situação de cobrança jurídica com seu advogado.

Por isso, siga o passo a passo descrito a seguir para atualizar a situação de uma fatura paga:

1.Vá para faturamento

2. Localize a fatura paga

Confira se as informações estão corretas para não correr o risco de escolher a fatura errada.

3. Clique em “Visualizar Fatura”

4. Dentro da fatura, clique em “Informar pagamento”

5. Preencha o que se pede

6. Pronto!

Pronto, agora sua fatura consta como “paga” no sistema e seu cliente não receberá mais mensagens de cobranças referentes a fatura em questão.

Para saber sobre como gerenciar faturas com outras formas de pagamento, confira os manuais abaixo:

Como gerenciar minhas faturas – boleto automatizado

Como gerenciar minhas faturas – boleto – remessa bancária

Ainda com dúvida? Procure outros tutoriais em nossa Central de Conhecimento ou entre em contato com nossa equipe de suporte!