Accordous

1. Efetue o login em sua conta no sistema da Accordous

Assim que você faz o login em sua conta da Accordous, o sistema te redireciona para a página inicial (dashboard).

2. Vá para “Contratos

Na página inicial (dashboard) selecione “contratos”, no menu localizado na lateral esquerda.

Aqui você tem acesso à listagem de seus contratos com suas respectivas informações: clientes (contratantes, inquilinos), datas de início e vencimento, status, etc. Além disso, você pode filtrar sua busca em função de alguma informação específica com o filtro localizado na parte superior da lista:

3. Crie um contrato

Acima do filtro de busca existe um botão “Novo contrato” que te levará à página de criação de contrato.

Obs.: Caso tenha interesse em importar seus contratos anteriores no sistema da Accordous, entre em contato com nossa equipe.

Selecione a opção “Novo contrato” e informe o tipo de contrato (contrato de imóvel ou acordo) que deseja criar. 

Para facilitar o entendimento do processo neste tutorial, a seguir usaremos dados fictícios para a construção de um contrato de imóvel.

4. Informe o contratante

Uma vez selecionado o tipo de contrato, será aberta a aba “Dados do Contratante”. Aqui você deve selecionar o cliente que será o contratante do contrato.
Caso seu cliente já tenha sido cadastrado anteriormente no sistema, basta procurá-lo por meio do nome ou número de documento no campo “selecionar cliente”.

Caso seu cliente ainda não esteja cadastrado no sistema, você deverá cadastrá-lo para dar continuidade ao processo de construção do contrato. Caso tenha alguma dúvida sobre como fazê-lo, confira nosso manual “Como cadastrar clientes“.

Após selecionar o cliente que será o contratante do contrato atual, confira se todas as informações estão corretas e atualizadas e clique em “salvar”


5. Preencha as abas da edição do contrato

Quando o contrato é inserido no sistema, ele não está necessariamente finalizado e completo.
Além das demais abas que devem ser preenchidas, é importante notar que o contrato ainda aparece como “Rascunho”. Por isso as cobranças e demais informações aqui contidas não serão válidas até que a assinatura seja informada ao sistema e o contrato se torne vigente.

Obs.: Para entender melhor o preenchimento dos campos das abas Geral, Garantias, Propriedades e Cobranças, leia nosso manual “Entendendo as abas da criação de um contrato“.

6. Edite seu contrato

Após o correto preenchimento das abas anteriores, vá para a aba Contrato, a qual apresenta um editor equipado com diversas ferramentas para ajudá-lo a construir o texto do seu contrato.

Caso você queira escrever o texto do seu contrato a partir de um modelo de contrato, a primeira coisa a se fazer é escolher o modelo desejado na listagem que aparece. Caso não desejar usar um modelo, basta começar a escrever o conteúdo do seu contrato diretamente no campo de texto. 

Obs.: Caso queira criar um modelo de contrato próprio e utilizá-lo sempre que desejar, leia nosso tutorial “Como criar modelo de contrato”.

Essas são as funcionalidades de nosso editor:

  • Ferramentas gerais de edição: são ferramentas básicas de edição de texto que alteram coisas como o tamanho e o tipo de fonte, bem como o alinhamento do texto, entre outros.
  • Shortcodes ou marcações personalizadas: após preencher todos os campos solicitados nas abas anteriores (Dados do Contratante, Geral, Garantias, Propriedades, Cobranças), o sistema salvará algumas informações específicas no que chamamos de shortcodes, de modo que fique mais simples inseri-las posteriormente no texto de seu contrato.

As diferentes caixas (Geral | Proprietário | Contrato | Contratante | Representante | Garantias) se referem às abas preenchidas anteriormente.

Esses shortcodes cumprem a função de resgatar informações referentes a cada uma das abas, de forma prática e rápida, quando o usuário estiver criando seu contrato.

Por exemplo, imagine que você deseja criar um contrato com as seguintes informações iniciais:

Substituindo as informações em parênteses com os shortcodes referentes às informações que deseja que o sistema assimile, ele terá o seguinte formato:

Após clicar no botão “Adicionar campos dinâmicos”, os shorcodes inseridos aparecerão preenchidos com as informações fornecidas nas abas anteriores.

Obs.: acesse nossa lista de shortcodes/marcações personalizadas em nosso manual “Como criar modelo de contrato.

Quando finalizar a edição do texto de seu contrato, clique em salvar e prossiga para a próxima etapa.

7.  Informe a assinatura

Até este momento, seu contrato aparece como “rascunho”, pois a assinatura não foi informada, já que até esta etapa o contrato estava em confecção.
Quando, porém, todas alterações forem realizadas e você salvá-lo, o sistema mostrará uma tela com as seguintes opções:

  • Enviar contrato por e-mail: selecione para quem você deseja enviar o PDF do contrato finalizado:
  • Gerar PDF do contrato salvo: o sistema abrirá uma nova aba em seu navegador com o PDF do contrato:
  • Informar assinatura: este é um dos passos mais importantes, pois caso você já tenha enviado o contrato para as partes e já esteja com ele assinado em mãos, você deve clicar nesse botão para que o sistema valide seu contrato e passe a gerar as devidas cobranças, bem como atualizar seu status de “rascunho” para “vigente”.

Obs.: Para informar sua assinatura, é importante que você tenha preenchido corretamente os todos campos solicitados em todas as abas.

  • Data: é importante que a data selecionada condiga com a data de início do contrato (preenchida na aba “Geral”) para que não haja margem para questionamentos futuros em relação ao conflito de informações.
  • Anexar arquivo assinado: carregue ou arraste o contrato (formato PDF ou de imagem) para que este fique armazenado de forma segura em nosso sistema.

Quando todos os campos estiverem preenchidos e você clicar em “enviar”, o sistema validará o contrato. 
Antes de informar a assinatura, ele constava como “rascunho”:

Mas depois disso ele passará a constar como “vigente”, e todas as faturas e notificações começarão a ser geradas e enviadas para o endereço de e-mail  do contratante:

8. Anexe os documentos que julgar necessários

Na aba “Anexos” você pode armazenar os documentos de todas as partes do contrato que julgar importante (RG, CPF/CNPJ, comprovante de endereço, etc.):

9. Acompanhe o histórico de alterações nos dados do contrato

Na aba “Histórico” você pode conferir todas as alterações realizadas em qualquer aba dentro do contrato, a data e hora das mesmas, bem como saber qual usuário realizou a alteração (caso mais de um usuário de sua empresa tenha acesso à edição dos contratos).

10. Acompanhe o faturamento do seu contrato

Na aba “Fatura” você terá acesso à listagem de todas as faturas já geradas pelo sistema para o contrato em questão. 
Clicando em editar (no ícone da coluna “Ações”) você terá acesso a mais algumas informações:

Aqui você poderá imprimir ou realizar download do documento da fatura, informar pagamento de forma manual, acrescentar valores extras, entre outros.

Ainda com dúvida? Procure outros tutoriais em nossa Central de Conhecimento ou entre em contato com nossa equipe de suporte!